Anleitung für Bürodienst

Anleitung für Bürodienst im Haus Bürgerforum Wangen e.V

  1. Terminplan einsehen, Termine wahrnehmen (Mo, Do, 9 bis 11 Uhr) mit jeweils zwei Mitgliedern aus besonderer Liste.
  2. Abholen der Schlüssel für Haus Karlstr. 14 im Bürgerbüro des Rathauses.
  3. Briefkasten leeren, Briefe ans Bürgerforum öffnen und evtl. bearbeiten.
  4. Im Büro PC einschalten (Einwahl auf Bürodienst oder Mozilla Thunderbird für Mails).
  5. Eingegangene Mails für Ausfahrten vollständig (komplette Adresse, Telefonnummer, Mitgliedschaft) in die jeweilige Ausfahrtliste eintragen. Bitte auch Bemerkungen/Wünsche wie z. B. Zusteigeort, Nebensitzer etc. eintragen.
  6. Geöffnete Mails, die Ausfahrten betreffen, bitte beantworten oder an Herrn Lautenschlager mit der Bitte um Beantwortung weiterleiten.
  7. Mails, die nicht mit den Ausfahrten zusammenhängen, an Herrn Mayr u.mayr@buergerforum-wangen.de, Telefonrechnungen an Herrn Langosch r.langosch@buergerforum-wangen.de, Bürowerbung (Fa. Office) an Herrn Vochezer k.vochezer@buerferforum-wangen.de oder an die betreffende Person (s. E-Mailadressenliste im Fach Bürodienst) weiterleiten.
  8. Anrufbeantworter abfragen und bearbeiten.
  9. Laufend: Persönliche Anmeldungen für Ausfahrten und Reisen entgegennehmen und in Liste übernehmen.
  10. Bei vollen Listenplätzen Warteliste in gleicher Weise anlegen.
  11. Die Anmeldungen in eine Excel-Datei mit Datum und Uhrzeit des Eingangs übertragen. Diese Datei speichern und schließen, dann als Anhang an hubert.lautenschlager@t-online.de senden.

Vorgehensweise: E-Mailprogramm öffnen, neue E-Mail schreiben (Verfassen), Mailadresse eingeben, Betreff eingeben, in der Symbolleiste oben Büroklammer/Anhang anklicken, Ordner Bürodienst/Ausfahrten aufrufen (falls nicht direkt erscheint), Doppelklick auf entsprechende Liste, Anhang erscheint oben rechts, E-Mail senden!

  1. Aktualisierte Liste ausdrucken und mit Datum und Unterschrift neben den PC legen.
  2. Anmeldung für Mitgliederneuanmeldung oder Abmeldung siehe gesondertes Blatt.
  3. Am Ende des Bürodienstes PC herunterfahren, Heizung aus, Fenster schließen, Bürotür und Haustür abschließen. Schlüssel im Bürgerbüro wieder abgeben.

 

Zusatzhinweise:

Bei Schwierigkeiten und technischen Problemen notfalls Telefon 5284 (Herr Langosch) anrufen.

Es ist sinnvoll, den Dienstpartner (bei Anmeldetagen) einen Tag zuvor zur Erinnerung anrufen.

Stand Juli 2018