Anleitung für Bürodienst im Haus Bürgerforum Wangen e.V
- Terminplan einsehen, Termine wahrnehmen (Mo, Do, 9 bis 11 Uhr) mit jeweils zwei Mitgliedern aus besonderer Liste.
- Abholen der Schlüssel für Haus Karlstr. 14 im Bürgerbüro des Rathauses.
- Briefkasten leeren, Briefe ans Bürgerforum öffnen und evtl. bearbeiten.
- Im Büro PC einschalten (Einwahl auf Bürodienst oder Mozilla Thunderbird für Mails).
- Eingegangene Mails für Ausfahrten vollständig (komplette Adresse, Telefonnummer, Mitgliedschaft) in die jeweilige Ausfahrtliste eintragen. Bitte auch Bemerkungen/Wünsche wie z. B. Zusteigeort, Nebensitzer etc. eintragen.
- Geöffnete Mails, die Ausfahrten betreffen, bitte beantworten oder an Herrn Lautenschlager mit der Bitte um Beantwortung weiterleiten.
- Mails, die nicht mit den Ausfahrten zusammenhängen, an Herrn Mayr u.mayr@buergerforum-wangen.de, Telefonrechnungen an Herrn Langosch r.langosch@buergerforum-wangen.de, Bürowerbung (Fa. Office) an Herrn Vochezer k.vochezer@buerferforum-wangen.de oder an die betreffende Person (s. E-Mailadressenliste im Fach Bürodienst) weiterleiten.
- Anrufbeantworter abfragen und bearbeiten.
- Laufend: Persönliche Anmeldungen für Ausfahrten und Reisen entgegennehmen und in Liste übernehmen.
- Bei vollen Listenplätzen Warteliste in gleicher Weise anlegen.
- Die Anmeldungen in eine Excel-Datei mit Datum und Uhrzeit des Eingangs übertragen. Diese Datei speichern und schließen, dann als Anhang an hubert.lautenschlager@t-online.de senden.
Vorgehensweise: E-Mailprogramm öffnen, neue E-Mail schreiben (Verfassen), Mailadresse eingeben, Betreff eingeben, in der Symbolleiste oben Büroklammer/Anhang anklicken, Ordner Bürodienst/Ausfahrten aufrufen (falls nicht direkt erscheint), Doppelklick auf entsprechende Liste, Anhang erscheint oben rechts, E-Mail senden!
- Aktualisierte Liste ausdrucken und mit Datum und Unterschrift neben den PC legen.
- Anmeldung für Mitgliederneuanmeldung oder Abmeldung siehe gesondertes Blatt.
- Am Ende des Bürodienstes PC herunterfahren, Heizung aus, Fenster schließen, Bürotür und Haustür abschließen. Schlüssel im Bürgerbüro wieder abgeben.
Zusatzhinweise:
Bei Schwierigkeiten und technischen Problemen notfalls Telefon 5284 (Herr Langosch) anrufen.
Es ist sinnvoll, den Dienstpartner (bei Anmeldetagen) einen Tag zuvor zur Erinnerung anrufen.
Stand Juli 2018