Ein paar Regeln, oft auch als Netiquette (= Netz + Etikette) bezeichnet, erleichtern das „elektronische Miteinander“:
- Auf der anderen Seite wird die Mail von Menschen gelesen! Beachten Sie dies bei allen Formulierungen. Vorsicht mit Ironie(Smiley), da der Empfänger Sie nicht sieht oder hört.
- E-Mail-Adressen gehören zu den personenbezogenen Daten und sollten vertraulich behandelt werden.
- E-Mail unterliegt dem Briefgeheimnis. Beachten Sie dies auch bei Irrläufern.
- Wählen Sie den Empfänger mit bedacht. Schreiben Sie nur an die Personen, die die Informationen benötigen. Ein Klick daneben, und schon gerät Vertrauliches in falsche Hände!
- Empfänger (To), Kopienempfänger (CC = Carbon Copy) und unsichtbarer Kopienempfänger (BCC = Blind Carbon Copy) sollten gezielt eingesetzt werden. Die Adressen im To- und CC-Feld sind für alle Empfänger sichtbar! Mit dem CC-Feld geben Sie etwas zur Kenntnis, ohne eine Reaktion zu erwarten. Der Empfänger sieht nicht, welche BCC-Empfänger eine Kopie erhalten.
- Achten Sie auf eine korrekt eingestellte Reply-Adresse.(VON)
- Ein aussagefähiger Betreff erleichtert die schnelle und korrekte Weiterverarbeitung.
- Ein Muss!
- Anrede, Grußformel und Absendername sollten selbstverständlich sein.
- Jede geschäftliche Mail muss die gleichen Pflichtangaben enthalten, wie ein gedruckter Geschäftsbrief, also z.B. Geschäftsführer und Handelsregistereintragung bei einer GmbH. Diese Datenangabe erfolgt in der vorgegebenen Signatur.
- Die Formulierungen sind oft weniger förmlich, vergleichbar mit einem Telefongespräch, aber nicht plump vertraulich.
- Abkürzungen und Emoticons bleiben weitgehend der privaten Kommunikation vorbehalten.
- Nicht alle Empfänger können HTML-, MIME- oder Flash-codierte Mails – z.B. mit unterschiedlichen Schriften und integrierten Bildern – lesen. Versenden Sie somit nur Formate die der Empfänger auch lesen kann. Einfache und kurze Texte erreichen das Kommunikationsziel meist am besten.
- Umfangreiche Anhänge, z.B. Grafiken, Multimediadateien, längere Dokumente und Programme, sollten nur nach Absprache verschickt werden. Bei Serienmails sind Dokumentenformate vorzuziehen, die keine Viren übertragen und für die kostenlose Betrachter verbreitet sind, z.B. PDF.
- Unverlangte Werbung per Mail ist nicht zulässig und kann kostenpflichtig abgemahnt werden!
- Bei der Erwiderung einer Mail sollte nur der Teil in die Antwort übernommen werden, auf den unmittelbar Bezug genommen wird.
- Höhere (oder niedrigere) Prioritäten von Mails sollten nur in seltenen Ausnahmefällen verwendet werden.
- 100 Nachrichten-Regel: Behalten Sie ihre eMails im Posteingangsordner im Auge. Wird die Anzahl von 100 Nachrichten im Posteingangsrechner erreicht, sollten Sie sofort Zeit nehmen die Anzahl der Nachrichten durch verschieben im Archivordner oder durch Aufgabenzuordnung auf unter 50 zu reduzieren
